Vállalkozási szerződés
Szeretné előre rögzíteni egy vállalkozási munka feladatait, díjazását és fő feltételeit? Töltse ki a…
Beszerzési szabályzat – aktuális minta 2026-ra
Szeretné egységesen szabályozni vállalkozása vagy szervezete beszerzési folyamatait? Az online űrlap segítségével elkészíthet egy saját működéséhez igazítható beszerzési szabályzat mintát Word, PDF és RTF formátumban. A dokumentum letölthető, szerkeszthető és az ajánlatkéréshez, jóváhagyáshoz, beszállítók kiválasztásához és felelősségi körökhöz igazítható. Cégeknek, intézményeknek és szervezeteknek ajánlott.
- Aktuális verzió 2026-re
- DOCX, PDF és RTF formátumban
- Azonnal letölthető fizetés után, regisztráció nélkül
- Ügyfelek használják országszerte
1
Kitölti az űrlapot
Egyszerűen megadja az adatokat online.
2
Ellenőriz és fizet
Csak a dokumentum letöltésekor fizet.
3
Letölti a dokumentumot
Azonnal Word, PDF és RTF formátumban.
BESZERZÉSI SZABÁLYZAT
a szervezet beszerzéseinek rendjéről
A szabályzatot kiadó szervezet
Szervezet / cég: , székhely: , nyilvántartási / cégjegyzékszám: , képviseli: .
1. §
Általános rendelkezések, a szabályzat célja és hatálya
A szabályzat a szervezet beszerzéseinek elveit, folyamatát és a hatásköröket rögzíti.
A szabályzat személyi hatálya: . Tárgyi hatálya: . Területi hatálya: .
2. §
A beszerzés elvei
A beszerzések a gazdaságosság, az átláthatóság és az esélyegyenlőség elvei szerint történnek.
3. §
Értékhatárok, jóváhagyás
A beszerzési értékhatárok és a hozzájuk tartozó jóváhagyási szintek: . Több ajánlat bekérésének kötelezettsége az értékhatár szerint.
4. §
A beszerzés folyamata
Igényfelmérés, ajánlatkérés, értékelés, döntés, megrendelés/szerződés, teljesítésigazolás és számlabefogadás.
5. §
Összeférhetetlenség, dokumentálás
A döntéshozók összeférhetetlenségét ki kell zárni; a beszerzés minden lépését dokumentálni kell.
6. §
Felelősség, ellenőrzés
A szabályzatban foglaltak betartásáért és betartatásáért a(z) felel. A szabályzat megtartását a vezetés rendszeresen ellenőrzi; megsértése – súlyától függően – munkajogi vagy egyéb jogkövetkezményt vonhat maga után.
7. §
Záró rendelkezések, hatálybalépés
A jelen szabályzat napján lép hatályba, és visszavonásig, illetve módosításáig hatályos. A szabályzatot a kiadó szükség szerint, de legalább évente felülvizsgálja.
A szabályzat tartalmát az érintettekkel meg kell ismertetni; a megismerést az érintettek aláírásukkal igazolják. A jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a vonatkozó jogszabályok rendelkezései irányadók.
Kelt: ,
.........................
Kiadó / ügyvezető
Mit mondanak ügyfeleink
Beszerzési szabályzat: amit érdemes előre tisztázni
A legkisebb félreértések gyakran egy hiányzó dátumból, rosszul azonosított személyből vagy kimaradt feltételből indulnak. Az alkalmazás egyik esete: vállalati beszerzések átlátható kezdeményezési és jóváhagyási rendjének kialakításakor. A beszerzési szabályzat szövegénél arra törekedjen, hogy a vállalások, az érintettek, a határidők és az elszámolás egymással összhangban legyenek.
A beszerzés kezdeményezésétől a versenyeztetésen és jóváhagyáson át a teljesítésig legyen követhető, ki dönt és hogyan kezelik az összeférhetetlenséget. Készítse elő a résztvevők adatait, az érintett érték vagy feladat leírását és az előzetes egyeztetés eredményét. A gondos előkészítés a hiányzó adatokra már a felhasználás előtt rámutat.
Külön figyelmet érdemel, hogy a nevek, a dátumok és az érintett adatok naprakész forrásból kerüljenek a szövegbe. A világos feltételek megmutatják, mit kell teljesíteni, hogyan igazolják azt, és mi történik eltérés esetén. Így kevesebb hibát kell utólag javítani.
Beszerzési szabályzat a mindennapi gyakorlatban
Beszerzési szabályzat: tipikus felhasználási alkalmak
Ezt a formát vállalati beszerzések átlátható kezdeményezési és jóváhagyási rendjének kialakításakor érdemes elővenni. A világos feltételek megmutatják, mit kell teljesíteni, hogyan igazolják azt, és mi történik eltérés esetén. A fő ellenőrzési szempont: értékhatár, versenyeztetés és ellenőrzési nyom.
A megnevezésből még nem következik minden joghatás. A beszerzési folyamatot a valós szervezeti döntési szintekhez, értékhatárokhoz és pénzügyi kontrollhoz kell igazítani. Az ajánlatkérés, összeférhetetlenség, szerződéskötés és teljesítés igazolása egy ellenőrzési láncot alkot. Ezért a valós cél, a jogosult személy és a megfelelő közlési mód legyen tisztázott.
A tartalom akkor marad értelmezhető, ha a dátum, a személy és az érintett érték egyaránt azonosítható. Készítse elő a résztvevők adatait, az érintett érték vagy feladat leírását és az előzetes egyeztetés eredményét.
Beszerzési szabályzat részletei, amelyeket érdemes rögzíteni
A következő táblázat a beszerzési szabályzat adatainak kitöltéséhez ad támpontot. Minden sort az adott helyzethez igazítson, és ellenőrizze, hogy a leírt adatok valóban helytállók-e.
| Rögzítendő részlet | Gyakorlati kitöltési szempont | Miért számít? |
|---|---|---|
| Beszerzési értékhatár és összeférhetetlenség | A beszerzés kezdeményezésétől a versenyeztetésen és jóváhagyáson át a teljesítésig legyen követhető, ki dönt és hogyan kezelik az összeférhetetlenséget. | A központi ellenőrzési kérdést ehhez az ügyhöz köti: beszerzési értékhatár és összeférhetetlenség. |
| Hatály és beszerzési kategóriák | A „hatály és beszerzési kategóriák” kitöltésekor a mező tartalmát az adott ügy alapiratából vegye át, majd egy másik kapcsolódó ponttal is vesse össze. | A „hatály és beszerzési kategóriák” ellenőrzése azért fontos, mert az egymáshoz tartozó feltételek nem mondanak ellent egymásnak. |
| Értékhatárok és jóváhagyók | A „értékhatárok és jóváhagyók” kitöltésekor az összeget, pénznemet, adótartalmat, esedékességet és fizetési módot ugyanabból az alapbizonylatból vegye át. | A „értékhatárok és jóváhagyók” ellenőrzése azért fontos, mert az elszámolásnál nem keveredik a bruttó, nettó és járulékos tétel. |
| Ajánlatkérés és értékelés | A „ajánlatkérés és értékelés” kitöltésekor írja le röviden a konkrét tényt, nevezze meg annak forrását, és kerülje a többféleképpen értelmezhető rövidítést. | A „ajánlatkérés és értékelés” ellenőrzése azért fontos, mert a kitöltött rész önmagában is érthető marad. |
| Összeférhetetlenség és dokumentálás | A „összeférhetetlenség és dokumentálás” kitöltésekor határozza meg a számszerű korlátot, a jóváhagyó személyt és az eltérés esetén követendő eljárást. | A „összeférhetetlenség és dokumentálás” ellenőrzése azért fontos, mert a nagyobb kockázatú döntés nem kerülhet ki a szükséges kontroll alól. |
| Megrendelés és szerződéskötés | A „megrendelés és szerződéskötés” kitöltésekor rögzítse, ki, milyen csatornán és mely időpontban adhat érvényes jóváhagyást vagy megrendelést. | A „megrendelés és szerződéskötés” ellenőrzése azért fontos, mert később is megállapítható, mikor vált véglegessé a döntés. |
| Átvétel, teljesítésigazolás és ellenőrzés | A „átvétel, teljesítésigazolás és ellenőrzés” kitöltésekor jelölje a vezetendő nyilvántartást, az adatforrást, a frissítés felelősét és az ellenőrzés gyakoriságát. | A „átvétel, teljesítésigazolás és ellenőrzés” ellenőrzése azért fontos, mert a folyamat nemcsak leírt, hanem utólag is visszakövethető lesz. |
Külön figyelem beszerzési értékhatár és összeférhetetlenség kapcsán
Ezt kell tisztázni: beszerzési értékhatár és összeférhetetlenség
A beszerzés kezdeményezésétől a versenyeztetésen és jóváhagyáson át a teljesítésig legyen követhető, ki dönt és hogyan kezelik az összeférhetetlenséget. A beszerzési folyamatot a valós szervezeti döntési szintekhez, értékhatárokhoz és pénzügyi kontrollhoz kell igazítani. Az ajánlatkérés, összeférhetetlenség, szerződéskötés és teljesítés igazolása egy ellenőrzési láncot alkot. Az alábbi részletet ezért a kapcsolódó személy, érték vagy időpont alapján tegye ellenőrizhetővé: beszerzési értékhatár és összeférhetetlenség.
Ellenőrizze, honnan származnak a fontos adatok. A szóbeli egyeztetés és az alapul szolgáló irat közti különbséget már a beszerzési szabályzat elkészítésekor rendezze.
Változáskor a korábbi és új feltételt külön írják le, és jelöljék meg, mikortól érvényes a módosítás. A változás rögzítésének módja így már előre látható.
Beszerzési szabályzat: gyakori pontatlanságok
Egy téves azonosító vagy kihagyott feltétel az egész ügy menetét lassíthatja. A következő táblázat a beszerzési szabályzat tipikus buktatóit és javításukat mutatja.
| Gyakori hiba | Lehetséges következmény | Célzott javítás |
|---|---|---|
| Kihagyott ellenőrzés: beszerzési értékhatár és összeférhetetlenség | A beszerzési szabályzat címzettje hiánypótlást kérhet, vagy a kívánt joghatás vitássá válhat. | Pontosítsa a kiinduló iratok alapján ezt a kérdést: beszerzési értékhatár és összeférhetetlenség. |
| Beszerzést részekre bontják | A beszerzési szabályzat lezárási időpontja és az érintett felelőssége nem marad követhető. | A „beszerzést részekre bontják” javításához írja le külön a rendes folyamatot és az eltérés esetén követendő lépést, hogy ne maradjon nyitott kérdés. |
| Jóváhagyó és kezdeményező ugyanaz kontroll nélkül | Beszerzési szabályzat esetén félreérthetővé válhat a lényeges tény vagy vállalás. | A „jóváhagyó és kezdeményező ugyanaz kontroll nélkül” javításához ellenőrizze a jogosultságot és az érintett harmadik személy követelményét, mielőtt a pontot véglegesíti. |
| Ajánlatok értékelése nem dokumentált | A beszerzési szabályzat bizonyítása vagy kapcsolódó elszámolása később nehezebbé válhat. | A „ajánlatok értékelése nem dokumentált” javításához a túl általános mondatot cserélje az adott ügyre jellemző, mérhető vagy igazolható követelményre. |
| Kapcsolt szállító nincs feltárva | A beszerzési szabályzat címzettje más következő lépést feltételezhet, mint a nyilatkozó. | A „kapcsolt szállító nincs feltárva” hiányt a forrásirat alapján pótolja, és jelölje a szükséges mellékletet vagy felelőst. |
| Teljesítésigazolás automatikus | A beszerzési szabályzat címzettje hiánypótlást kérhet, vagy a kívánt joghatás vitássá válhat. | A „teljesítésigazolás automatikus” javításához keresse meg az alapul szolgáló iratot, és annak dátuma, azonosítója vagy jogosultja alapján pontosítson. |
A helyesírás mellett az összefüggéseket is nézze meg: ugyanaz a személy, összeg és időpont szerepel-e a szövegben és a mellékletekben?
A beszerzési szabályzat összeállításának menete
Előkészítés és egyeztetés a beszerzési szabályzat előtt
- Előzmények átnézése. Gyűjtse össze a neveket, azonosítókat és alapiratokat; külön jelölje a hiányzó adatot ennél a résznél: beszerzési értékhatár és összeférhetetlenség.
- Megfelelő tartalom kiválasztása. A beszerzési szabályzat rendeltetéséből induljon ki: milyen tényt igazol, milyen kérelmet fogalmaz meg vagy milyen feladatot segít elő. Ez segít a felesleges mondatok elhagyásában.
- Érintettek egyeztetése. Ezt a részletet a tényleges körülmények alapján írja le: beszerzési értékhatár és összeférhetetlenség. A korábbi adatot ellenőrzés nélkül ne másolja át.
- Kapcsolódó részek. Ellenőrizze külön: hatály és beszerzési kategóriák; értékhatárok és jóváhagyók. Az egymásnak ellentmondó változatokat egyeztesse.
- Speciális ellenőrzés. Az adott ügyre jellemző szabályokat is vegye figyelembe. A beszerzési folyamatot a valós szervezeti döntési szintekhez, értékhatárokhoz és pénzügyi kontrollhoz kell igazítani. Az ajánlatkérés, összeférhetetlenség, szerződéskötés és teljesítés igazolása egy ellenőrzési láncot alkot.
- Használat előtti ellenőrzés. Olvassa végig az egész változatot, majd a címzettnek vagy másik félnek az egyeztetett példányt adja át.
Ellenőrzőlista a beszerzési szabályzat használata előtt
- A központi kérdés (beszerzési értékhatár és összeférhetetlenség) pontosan és a valós helyzettel összhangban szerepel.
- Ellenőrizte ezt a két területet: hatály és beszerzési kategóriák; értékhatárok és jóváhagyók.
- Minden név és ügyazonosító ellenőrzött.
- A lényeges határidők és összegek egyeznek.
- A kért mellékletek rendelkezésre állnak.
- Az aláírásra jogosult személy azonosítható.
Az online minta előnyei a beszerzési szabályzat elkészítésénél
A szerkeszthető minta különösen hasznos, ha több feltételt kell egyeztetni. A hibásan bevitt adat az elkészítés közben javítható. Célzottabban ellenőrizhető ez a részlet: beszerzési értékhatár és összeférhetetlenség. Már kitöltés közben látható, milyen adatot kell pontosítani.
Az online kitöltésben a felek még az aláírás előtt egyeztethetik az összeget, az átadást és a határidőket. Ha egyeztetés után módosít valamit, a végleges példányban minden kapcsolódó részletet frissítsen.
Kapcsolódó űrlapok
Cégautó használati szabályzat
Szeretné egyértelműen szabályozni a céges gépjárművek használatának feltételeit? Az online űrlap seg…
Iratkezelési szabályzat
Szeretné egységesen szabályozni a vállalkozásnál keletkező iratok átvételét, kezelését és megőrzését…
Beszerzési szabályzat
Köszönjük a rendelést!
BESZERZÉSI SZABÁLYZAT
a szervezet beszerzéseinek rendjéről
A szabályzatot kiadó szervezet
Szervezet / cég: , székhely: , nyilvántartási / cégjegyzékszám: , képviseli: .
1. §
Általános rendelkezések, a szabályzat célja és hatálya
A szabályzat a szervezet beszerzéseinek elveit, folyamatát és a hatásköröket rögzíti.
A szabályzat személyi hatálya: . Tárgyi hatálya: . Területi hatálya: .
2. §
A beszerzés elvei
A beszerzések a gazdaságosság, az átláthatóság és az esélyegyenlőség elvei szerint történnek.
3. §
Értékhatárok, jóváhagyás
A beszerzési értékhatárok és a hozzájuk tartozó jóváhagyási szintek: . Több ajánlat bekérésének kötelezettsége az értékhatár szerint.
4. §
A beszerzés folyamata
Igényfelmérés, ajánlatkérés, értékelés, döntés, megrendelés/szerződés, teljesítésigazolás és számlabefogadás.
5. §
Összeférhetetlenség, dokumentálás
A döntéshozók összeférhetetlenségét ki kell zárni; a beszerzés minden lépését dokumentálni kell.
6. §
Felelősség, ellenőrzés
A szabályzatban foglaltak betartásáért és betartatásáért a(z) felel. A szabályzat megtartását a vezetés rendszeresen ellenőrzi; megsértése – súlyától függően – munkajogi vagy egyéb jogkövetkezményt vonhat maga után.
7. §
Záró rendelkezések, hatálybalépés
A jelen szabályzat napján lép hatályba, és visszavonásig, illetve módosításáig hatályos. A szabályzatot a kiadó szükség szerint, de legalább évente felülvizsgálja.
A szabályzat tartalmát az érintettekkel meg kell ismertetni; a megismerést az érintettek aláírásukkal igazolják. A jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a vonatkozó jogszabályok rendelkezései irányadók.
Kelt: ,
.........................
Kiadó / ügyvezető
A minta előnézete - a teljes dokumentumot a kitöltés és a fizetés után kapja meg.