Taggyűlési meghívó
Taggyűlést hív össze, és szeretné a tagokat áttekinthető meghívóval értesíteni? Az online űrlap kitö…
Iratkezelési szabályzat – aktuális minta 2026-ra
Szeretné egységesen szabályozni a vállalkozásnál keletkező iratok átvételét, kezelését és megőrzését? Az online űrlap segítségével elkészíthet egy saját szervezetéhez igazítható iratkezelési szabályzat mintát Word, PDF és RTF formátumban. A dokumentum letölthető, szerkeszthető és az irattípusokhoz, felelősségi körökhöz, archiváláshoz és selejtezéshez igazítható. Cégeknek, egyesületeknek, intézményeknek és más szervezeteknek ajánlott.
- Aktuális verzió 2026-re
- DOCX, PDF és RTF formátumban
- Azonnal letölthető fizetés után, regisztráció nélkül
- Ügyfelek használják országszerte
1
Kitölti az űrlapot
Egyszerűen megadja az adatokat online.
2
Ellenőriz és fizet
Csak a dokumentum letöltésekor fizet.
3
Letölti a dokumentumot
Azonnal Word, PDF és RTF formátumban.
IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
a köz- és magániratok kezelésének rendjéről
A szabályzatot kiadó szervezet
Szervezet / cég: , székhely: , nyilvántartási / cégjegyzékszám: , képviseli: .
1. §
Általános rendelkezések, a szabályzat célja és hatálya
A szabályzat az iratok átvételének, iktatásának, kezelésének, megőrzésének és selejtezésének rendjét szabályozza.
A szabályzat személyi hatálya: . Tárgyi hatálya: . Területi hatálya: .
2. §
Iktatás, nyilvántartás
Az iratok érkeztetése, iktatása és a nyilvántartás vezetése, az iktatószám képzése.
3. §
Iratkezelés, hozzáférés
Az iratok belső mozgása, a hozzáférési jogosultságok és az adatvédelem érvényesítése.
4. §
Megőrzés, irattározás
Az iratok megőrzési ideje és az irattári terv: .
5. §
Selejtezés
A megőrzési idő lejárta utáni selejtezés rendje, jegyzőkönyvezése.
6. §
Felelősség, ellenőrzés
A szabályzatban foglaltak betartásáért és betartatásáért a(z) felel. A szabályzat megtartását a vezetés rendszeresen ellenőrzi; megsértése – súlyától függően – munkajogi vagy egyéb jogkövetkezményt vonhat maga után.
7. §
Záró rendelkezések, hatálybalépés
A jelen szabályzat napján lép hatályba, és visszavonásig, illetve módosításáig hatályos. A szabályzatot a kiadó szükség szerint, de legalább évente felülvizsgálja.
A szabályzat tartalmát az érintettekkel meg kell ismertetni; a megismerést az érintettek aláírásukkal igazolják. A jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a vonatkozó jogszabályok rendelkezései irányadók.
Kelt: ,
.........................
Kiadó / ügyvezető
Mit mondanak ügyfeleink
Iratkezelési szabályzat: mire ügyeljen az aláírás előtt?
Egy jól előkészített írásos megoldásnak akkor van értéke, ha a valós eseményeket és vállalásokat pontosan tükrözi. Az iratkezelési szabályzat tipikusan szervezeti iratok vagy belső működési folyamatok egységes szabályozásakor kerül elő. A cél az, hogy a vállalások, az érintettek, a határidők és az elszámolás egymással összhangban legyenek.
A keletkezéstől az iktatáson, továbbításon, irattárazáson és selejtezésen át a megőrzésig minden lépésnek legyen felelőse. Emiatt először az alapadatokat, majd az egyedi feltételeket érdemes megadni. Készítse elő a résztvevők adatait, az érintett érték vagy feladat leírását és az előzetes egyeztetés eredményét.
Az iratkezelési szabályzat előkészítése során válassza szét a már ismert tényeket és a még egyeztetendő kérdéseket. A világos feltételek megmutatják, mit kell teljesíteni, hogyan igazolják azt, és mi történik eltérés esetén. A nyitott részeket jelölje meg, majd a véglegesítés előtt tisztázza.
Mikor hasznos az iratkezelési szabályzat?
Iratkezelési szabályzat: tipikus felhasználási alkalmak
Szervezeti iratok vagy belső működési folyamatok egységes szabályozásakor az érintetteknek jól jöhet az iratkezelési szabályzat. A világos feltételek megmutatják, mit kell teljesíteni, hogyan igazolják azt, és mi történik eltérés esetén. Külön ellenőrzést igényel: szervezeti felelősség és ellenőrizhető folyamat.
Az alkalmazandó szabályokat a tényleges ügylet határozza meg. A szabályzat a tényleges szervezeti felépítést, jogosultságokat és iratfolyamatokat kövesse. A feladat- és döntési határok, a helyettesítés, a hozzáférés, a megőrzés és a felülvizsgálat együtt ad működő rendszert. A résztvevők ennek megfelelően válasszák meg a használt formát és a mellékleteket.
A gyakorlatban több probléma a hiányzó alapiratból adódik. Készítse elő a résztvevők adatait, az érintett érték vagy feladat leírását és az előzetes egyeztetés eredményét. Az így tisztázott kérdések később gyorsabb elszámolást tesznek lehetővé.
Iratkezelési szabályzat: adatok és megállapodási pontok
Az iratkezelési szabályzat használhatósága sokszor apró részleteken múlik. Az alábbi sorok a beírandó adatot, az ellenőrzés módját és annak gyakorlati célját együtt mutatják.
| Rögzítendő részlet | Gyakorlati kitöltési szempont | Miért számít? |
|---|---|---|
| Iratok életciklusa és hozzáférése | A keletkezéstől az iktatáson, továbbításon, irattárazáson és selejtezésen át a megőrzésig minden lépésnek legyen felelőse. | Ez köti a szöveget az adott ügy legfontosabb sajátosságához. |
| Cél és szervezeti hatály | Rövid, egyértelmű feltételt írjon, és egyeztesse a többi kapcsolódó ponttal. | A vállalás terjedelme mindkét érintett számára világosabb. |
| Felelős egységek és szerepkörök | Rövid, egyértelmű feltételt írjon, és egyeztesse a többi kapcsolódó ponttal. | A vállalás terjedelme mindkét érintett számára világosabb. |
| Döntés, jóváhagyás, helyettesítés | Jelölje a szükséges példányt, mellékletet és a jogosult aláírását. | Az átvétel és a felhasználás menete követhető marad. |
| Iktatás, hozzáférés és továbbítás | Rövid, egyértelmű feltételt írjon, és egyeztesse a többi kapcsolódó ponttal. | A vállalás terjedelme mindkét érintett számára világosabb. |
| Megőrzés, selejtezés, ellenőrzés | Rövid, egyértelmű feltételt írjon, és egyeztesse a többi kapcsolódó ponttal. | A vállalás terjedelme mindkét érintett számára világosabb. |
| Hatálybalépés és felülvizsgálat | Rövid, egyértelmű feltételt írjon, és egyeztesse a többi kapcsolódó ponttal. | A vállalás terjedelme mindkét érintett számára világosabb. |
Iratok életciklusa és hozzáférése: döntő sajátosságok
Ezt kell tisztázni: iratok életciklusa és hozzáférése
A keletkezéstől az iktatáson, továbbításon, irattárazáson és selejtezésen át a megőrzésig minden lépésnek legyen felelőse. A szabályzat a tényleges szervezeti felépítést, jogosultságokat és iratfolyamatokat kövesse. A feladat- és döntési határok, a helyettesítés, a hozzáférés, a megőrzés és a felülvizsgálat együtt ad működő rendszert. Az alábbi részletet ezért a kapcsolódó személy, érték vagy időpont alapján tegye ellenőrizhetővé: iratok életciklusa és hozzáférése.
A megadott feltételeket érdemes összevetni az alapiratokkal. Ha a korábbi szerződés, igazolás vagy nyilvántartási adat eltér, először az eltérés okát tisztázza.
Változáskor a korábbi és új feltételt külön írják le, és jelöljék meg, mikortól érvényes a módosítás. Különösen akkor fontos ez, ha az ügy több napig tart vagy több szervezet vesz részt benne.
Tipikus hibák az iratkezelési szabályzat használatakor
Az ellenőrzést könnyíti, ha a hibához a lehetséges következmény és a teendő is kapcsolódik. A felsorolt pontokat az iratkezelési szabályzat tényleges tartalmával vesse össze.
| Gyakori hiba | Lehetséges következmény | Célzott javítás |
|---|---|---|
| Kihagyott ellenőrzés: iratok életciklusa és hozzáférése | A befejezés időpontja és a felelősség nem követhető. | Pontosítsa a kiinduló iratok alapján ezt a kérdést: iratok életciklusa és hozzáférése. |
| Nem valós szervezeti ábra | Iratkezelési szabályzat esetén félreérthetővé válhat a lényeges tény vagy vállalás. | A megnevezett részletet az alapiratokkal és a felek tényleges szándékával egyeztesse. |
| Kettős döntési jogosultság | A bizonyítás vagy az elszámolás később nehezebbé válik. | A megnevezett részletet az alapiratokkal és a felek tényleges szándékával egyeztesse. |
| Hozzáférés túl széles | A címzett eltérően értelmezheti a következő lépést. | A megnevezett részletet az alapiratokkal és a felek tényleges szándékával egyeztesse. |
| Megőrzési idő hiányzik | A címzett hiánypótlást kérhet vagy a teljesítés vitássá válhat. | Pótolja a megnevezett adatot, és ellenőrizze a kapcsolódó mellékletet. |
| Változás nincs átvezetve | A befejezés időpontja és a felelősség nem követhető. | Pótolja a megnevezett adatot, és ellenőrizze a kapcsolódó mellékletet. |
A hiányos melléklet vagy a korábbi változatból bennmaradt mondat ugyanúgy gondot okozhat, mint egy elírt összeg. Véglegesítés előtt olvassa végig a teljes szöveget.
Iratkezelési szabályzat elkészítése lépésenként
Előkészítés és egyeztetés az iratkezelési szabályzat előtt
- Előzmények átnézése. Gyűjtse össze a neveket, azonosítókat és alapiratokat; külön jelölje a hiányzó adatot ennél a résznél: iratok életciklusa és hozzáférése.
- Cél meghatározása. Írja le, hogy az iratkezelési szabályzat esetében milyen tényt igazol, milyen kérelmet fogalmaz meg vagy milyen feladatot segít elő; csak ehhez kapcsolódó részeket tartson meg.
- Egyedi feltételek. A keletkezéstől az iktatáson, továbbításon, irattárazáson és selejtezésen át a megőrzésig minden lépésnek legyen felelőse. Az eltérő szóbeli egyeztetést írja át a végleges szövegbe.
- Adatok ellenőrzése. Az alapiratot használja viszonyítási pontként ennél a két résznél: cél és szervezeti hatály; felelős egységek és szerepkörök.
- Speciális ellenőrzés. Az adott ügyre jellemző szabályokat is vegye figyelembe. A szabályzat a tényleges szervezeti felépítést, jogosultságokat és iratfolyamatokat kövesse. A feladat- és döntési határok, a helyettesítés, a hozzáférés, a megőrzés és a felülvizsgálat együtt ad működő rendszert.
- Használat előtti ellenőrzés. Olvassa végig az egész változatot, majd a címzettnek vagy másik félnek az egyeztetett példányt adja át.
Ellenőrzőlista az iratkezelési szabályzat használata előtt
- A központi kérdés (iratok életciklusa és hozzáférése) pontosan és a valós helyzettel összhangban szerepel.
- Ellenőrizte ezt a két területet: cél és szervezeti hatály; felelős egységek és szerepkörök.
- Az alapul szolgáló irat adatai megegyeznek a kitöltött szöveggel.
- Az esetleges eltérő feltételeket egyeztették.
- A teljesítési vagy benyújtási időpont világos.
- Minden résztvevő a végleges változatot kapja.
Az online minta előnyei az iratkezelési szabályzat elkészítésénél
Egy jól kitöltött minta abban segít, hogy a szükséges pontok a megfelelő sorrendben kerüljenek elő. A végleges szöveget mindig a valós ügylethez igazítsa. Célzottabban ellenőrizhető ez a részlet: iratok életciklusa és hozzáférése. Már kitöltés közben látható, milyen adatot kell pontosítani.
Az online kitöltésben a felek még az aláírás előtt egyeztethetik az összeget, az átadást és a határidőket. A rendezett szerkezet lehetővé teszi, hogy a kész változatot később is könnyen visszakeresse.
Kapcsolódó űrlapok
Vállalkozási szerződés módosítása
Megváltoztak egy meglévő vállalkozási szerződés feladatai, díjai vagy határidői? Az online űrlap seg…
Leltározási szabályzat
Szeretné vállalkozásán belül egységesen szabályozni a leltározás folyamatát? Az online űrlap segítsé…
Iratkezelési szabályzat
Köszönjük a rendelést!
IRATKEZELÉSI SZABÁLYZAT
a köz- és magániratok kezelésének rendjéről
A szabályzatot kiadó szervezet
Szervezet / cég: , székhely: , nyilvántartási / cégjegyzékszám: , képviseli: .
1. §
Általános rendelkezések, a szabályzat célja és hatálya
A szabályzat az iratok átvételének, iktatásának, kezelésének, megőrzésének és selejtezésének rendjét szabályozza.
A szabályzat személyi hatálya: . Tárgyi hatálya: . Területi hatálya: .
2. §
Iktatás, nyilvántartás
Az iratok érkeztetése, iktatása és a nyilvántartás vezetése, az iktatószám képzése.
3. §
Iratkezelés, hozzáférés
Az iratok belső mozgása, a hozzáférési jogosultságok és az adatvédelem érvényesítése.
4. §
Megőrzés, irattározás
Az iratok megőrzési ideje és az irattári terv: .
5. §
Selejtezés
A megőrzési idő lejárta utáni selejtezés rendje, jegyzőkönyvezése.
6. §
Felelősség, ellenőrzés
A szabályzatban foglaltak betartásáért és betartatásáért a(z) felel. A szabályzat megtartását a vezetés rendszeresen ellenőrzi; megsértése – súlyától függően – munkajogi vagy egyéb jogkövetkezményt vonhat maga után.
7. §
Záró rendelkezések, hatálybalépés
A jelen szabályzat napján lép hatályba, és visszavonásig, illetve módosításáig hatályos. A szabályzatot a kiadó szükség szerint, de legalább évente felülvizsgálja.
A szabályzat tartalmát az érintettekkel meg kell ismertetni; a megismerést az érintettek aláírásukkal igazolják. A jelen szabályzatban nem szabályozott kérdésekben a vonatkozó jogszabályok rendelkezései irányadók.
Kelt: ,
.........................
Kiadó / ügyvezető
A minta előnézete - a teljes dokumentumot a kitöltés és a fizetés után kapja meg.